认证申请的受理、检查与批准程序

　　1  目的

　　按照质量管理体系要求，使有机认证工作规范化进行，确保西北农林科技大学认证中心的认证工作的公正性、客观性、权威性。

　　2  范围

　　本程序适用于认证过程中的所有申请、受理与检查过程。

　　3  职责

　　3.1  质量技术部负责产品认证申请及本程序的归口管理。

　　3.2  办公室负责认证材料的初审、合同评审及认证合同签署。

　　3.3  认证检查部负责风险评估、认证方案、检查任务等的制定。

　　3.4  管理者代表负责召开颁证会议。

　　4  原则

　　认证申请在符合条件范围内对任何认证委托人公开，不考虑地域、种族、语言、风俗、职业等因素。

　　5  认证申请的受理

　　5.1  办公室向认证委托人提供认证的公开性文件

　　公开性文件包括：本中心认证和取得认可的范围；现行的认证标准；认证中心认证申请、评价程序；认证证书、认证合同的样本；申诉、投诉和争议的处理程序；认证收费标准；证书批准、暂停和撤消等规定；认证证书、有机产品标志、认证机构标识和名称的使用办法；证书使用范围和方法；认证事实正确宣传的要求等。并向认证委托人充分了解其工作场所和特殊要求(如认证委托人使用的语言、风俗习惯和生产加工关键期等)，以便认证中心有能力、有效开展认证服务。

　　在收到认证委托人递交的申请表、调查表、管理体系文件及相关证明材料等资料后，办公室在10个工作日内完成合同评审。

　　5.2 对认证委托人的要求

　　5.2.1 取得国家工商行政管理部门或有关机构注册登记的法人资格（或其组成部分）；

　　5.2.2已取得相关法规规定的行政许可（适用时），如食品生产许可证、特种动物养殖许可证等；

　　5.2.3生产、加工的产品符合中华人民共和国相关法律、法规、安全卫生标准和有关规范的要求；

　　5.2.4已按认证要求，建立和实施了文件化的有机生产管理体系，且体系有效运行至少3个月；

　　5.2.4 申请认证产品应在国家认监委公布的《有机产品认证目录》；

　　5.2.5 在1年内，未因“产地（基地）环境质量不符合认证要求；认证证书暂停期间，认证委托人未采取有效纠正或者（和）纠正措施；获证产品在认证证书标明的生产、加工场所外进行了再次加工、分装、分割；对相关方重大投诉未能采取有效处理措施；因违反国家农产品、食品安全管理相关法律法规，受到相关行政处罚；不接受认证监管部门、中心对其实施监督；认证监管部门责令撤销认证证书”等原因，被认证机构撤销认证证书的情况发生；

　　5.2.6在5年内，未因“获证产品质量不符合国家相关法规、标准强制要求或者被检出禁用物质；生产、加工过程中使用了有机产品国家标准禁用物质或者受到禁用物质污染；虚报、瞒报获证所需信息的；超范围使用认证标志”等原因，被认证机构撤销认证证书的情况发生；

　　5.2.7 当认证委托人不是有机产品的直接生产或加工者时，认证委托人还需与各方签订的书面合同。

　　5.3认证委托人应提交的文件和资料：

　　5.3.1认证委托人的合法经营资质文件复印件，如营业执照副本、组织机构代码证、土地使用权证明及合同等。

　　5.3.2认证委托人及其有机生产、加工、经营的基本情况：

　　a.认证委托人名称、地址、联系方式；当认证委托人不是产品的直接生产、加工者时，生产、加工者的名称、地址、联系方式；

　　b.生产单元或加工场所概况；

　　c.申请认证产品名称、品种及其生产规模包括面积、产量、数量、加工量等；同一生产单元内非申请认证产品和非有机方式生产的产品的基本信息；

　　d.过去三年间的生产历史，如植物生产的病虫草害防治、投入物使用及收获等农事活动描述；野生植物采集情况的描述；动物、水产养殖的饲养方法、疾病防治、投入物使用、动物运输和屠宰等情况的描述；

　　e.申请和获得其它认证的情况。

　　5.3.3产地（基地）区域范围描述，包括地理位置、地块分布、缓冲带及产地周围临近地块的使用情况等；加工场所周边环境描述、厂区平面图、工艺流程图等。

　　5.3.4有机产品生产、加工规划，包括对生产、加工环境适宜性的评价，对生产方式、加工工艺和流程的说明及证明材料，农药、肥料、食品添加剂等投入物质的管理制度以及质量保证、标识与追溯体系建立、有机生产加工风险控制措施等。

　　5.3.5本年度有机产品生产、加工计划，上一年度销售量、销售额和主要销售市场等。

　　5.3.6承诺守法诚信，接受行政监管部门及认证机构监督和检查，保证提供材料真实、执行有机产品标准、技术规范的声明。

　　5.3.7有机生产、加工的管理体系文件。

　　5.3.8有机转换计划(适用时)。

　　5.3.9当认证委托人不是有机产品的直接生产、加工者时，认证委托人与有机产品生产、加工者签订的书面合同复印件。

　　5.3.10植物种植基地环境质量检测报告。（不能提交有效环境质量检测报告时，中心可与认证委托人商议，可在受理申请后实施环境检测工作。使认证委托人明白，若经过检测，环境质量不符合有机产品标准要求，中心可随时终止认证工作程序，做出不予颁证的决定。环境质量检测合格，是中心做出批准颁证的认证决定条件之一）

　　5.3.11其它相关材料（如认证委托人获得其它认证、社会荣誉、人员和技术能力证明、硬件资源材料等）。

　　5.4 合同评审

　　办公室评审认证委托人按5.2和5.3提交的申请材料、人员和能力证明等材料，进行沟通，消除差异，确保中心有能力开展认证服务，做出申请受理结论。

　　若合同评审不通过，办公室应向认证委托人书面说明理由。

　　若合同通过，办公室发出“受理通知书”，与认证委托人签订认证合同。认证检查部组织完成认证检查。

　　5.5 在合同签署生效并确认认证委托人已支付相关费用后，30个工作日之内完成对认证委托人的认证检查。

　　6  检查的实施

　　6.1  检查（评价）准备

　　6.1.1  制定检查任务书

　　⑴在合同生效之日起7个工作日内，认证检查部对其进行风险评估，确定检查的范围、检查时间和检查组的构成，做出检查任务书，管理者代表审批。

　　受检查方无权选择和推荐检查员，但有权得知检查员和技术专家的信息，并提出与任何存在的、潜在利益冲突的异议。选派的检查员和技术专家应：

　　a．符合中心CCAA对有机产品注册检查员资格的要求；

　　b．不能连续3年向同一认证委托人的同一生产单元指派同一检查员（万不得已连续3年选派同一检查员时，可在检查任务书中说明不能检查同一生产单元）；

　　c．与申请方（供方）在3年内有与技术合作、产品开发、产品营销等工作的，或在3年内有商业借贷等其他利益联系的，或与法定代表人和其他主要负责人有血缘、同学、朋友等紧密社会关系的，则主动回避认证中心委托的与申请方（供方）有关的认证申请的接收、产品测试、认证检查和认证决定等工作。

　　d．如果认证决定人员有上述c款的情况，在颁证会议上要明确记录，其作出的颁证意见不予采纳。

　　⑵ 指派的检查员和技术专家需得到受检查方的确认，认证检查部向认证中心常务副主任上报检查任务书。参与检查的人员要签署书面声明，确信他们在过去的3年内不存在6.1.1-c款的情况。

　　⑶ 实施预检查的人员不能参与本项目的现场检查（预检查指的是应认证委托人主动要求，中心对认证委托人实施的在正式认证检查前的演练检查）。

　　⑷ 认证检查部应向检查组提供检查计划书、委托人申请材料、检查记录表、中心的检查实施程序以及相关管理制度等所有现场检查需要的文件和资料。

　　6.1.2  检查计划

　　1．检查任务书经中心管理者代表批准后，检查组组长依据任务书制定检查计划书，明确检查时间、检查程序、检查范围等内容。检查计划书再经管代审批后，由检查组组长主持实施检查工作。检查应在种植、养殖、生产加工的关键季节、时段进行。因生产季等原因，初次现场检查不能覆盖所有申请认证产品的，应当在认证证书有效期内实施现场补充检查。

　　2. 检查计划应至少包括如下方面：

　　a. 验证供方提供的信息。检查供方的生产或加工体系，包括检查农场、设备、贮藏设施等，必要时包括非有机生产或加工部分；

　　b. 识别和调查有风险的区域，根据认证规定进行产品抽样；

　　c. 记录和帐目的检查（生产/销售衡算、投入/产出衡算、确保产品或原料能追溯到其供应商而进行的加工或处理过程的追踪体系审核）；

　　d. 当标准或认证机构的要求发生变化时，验证变化的要求是否供方已有效实施；

　　e. 针对不符合所采取纠正措施情况的验证；

　　g. 对于同一认证范围获得双重或多重认证的情况，认证机构应要求供方提供加施不同认证标志产品的销售记录及各认证标志使用记录，适用时还包括有机产品销售证，并对供方提供的记录进行审核，以防止非有机产品作为有机产品销售。

　　6.1.3  检查组成员的准备工作

　　检查组应准备：应备的采样用具、抽样单、相机、笔记本、黑色签字笔、铅笔、地图等检查工具和身份证、检查员注册证明、健康证明（食品加工区域需用时）等和必备的个人用品。

　　6.1.4检查计划通报

　　1. 办公室负责向认证委托人/供方所在地省/市/县级质量技术监督局通报检查计划日期，协商一致后，检查组方可实施检查。

　　2.检查计划应取得认证委托人/供方的确认。

　　6.2  检查

　　6.2.1  文件评审

　　a．组长对申请方的管理体系文件和相关文件进行审核检查。文件审查通过后，方可实施现场检查；

　　b．文件审查应在检查计划做出后5个工作日内完成。

　　c．文件审查中发现2个以上的严重不符合项时，则要求认证委托人限期整改，整改结果可以通过电话、邮件、传真等工具以异地验证方式进行验证。验证后，文审可算通过。现场检查时重点验证。

　　6.2.2 检查实施

　　a．首次会议

　　说明检查组的组成，检查的目的，检查范围，检查的时间安排等，每个组员都要公开做出公正性和保密性声明。

　　b．检查范围

　　根据认证依据的要求对认证委托人的管理体系进行评审，核实生产、加工过程与认证委托人所提交的文件的一致性,确认生产、加工过程与认证依据的符合性。检查过程至少应包括：

　　①对生产、加工过程和场所的检查，如生产单元存在非有机生产或加工时，也应对其非有机部分进行检查；

　　②对生产、加工管理人员、内部检查员、操作者的访谈；

　　③对GB/T 19630.4所规定的管理体系文件与记录进行审核；

　　④对认证产品的产量与销售量的汇总核算；

　　⑤对产品和认证标志追溯体系、包装标识情况的评价和验证；

　　⑥对内部检查和持续改进的评估；

　　⑦对产地和生产加工环境质量状况的确认，并评估对有机生产、加工的潜在污染风险；

　　⑧样品采集；

　　⑨对上一年度提出的不符合项采取的纠正和/或纠正措施进行验证(适用时)。

　　c.末次会议

　　检查组在结束检查前，应对检查情况进行总结，向受检查方及认证委托人明确并确认存在的不符合项，对存在的问题进行说明。更不能向受检查方做出颁证承诺。

　　d.检查要求

　　①现场检查时严格按照检查计划时间安排实施检查，不得随意缩短时间、缩小检查范围。遇到特殊情况，检查组需要调整检查时间、扩大检查范围时，组长应向管理者代表报告取得许可；

　　②检查应包括非有机生产的并存生产部分，检查员有责任将检查范围扩大到其他认证机构认证的该产品的销售者和不实施最终包装的该产品的销售者；

　　③如果在检查过程中怀疑认证委托人有使用认证标准中规定的禁用物质时，依照《残留物试验、基因试验和其它分析实验的实施程序》规定进行抽样实施必要的分析检测；

　　④检查员不能向受检查方提供不符合项的整改措施，更不能向受检查方收取认证咨询、技术服务费，只能向受检查方解释认证标准的相关条款；

　　⑤检查记录要字迹清晰，文字精炼，客观反映事实；

　　⑥应对生产单元的全部生产活动范围逐一进行现场检查；多个农户负责生产（如农业合作社或公司+农户）的组织应检查全部农户。应对所有加工场所实施检查。需在非生产、加工场所进行二次分装/分割的，也应对二次分装/分割的场所进行现场检查，以保证认证产品的完整性。

　　⑦检查应考虑这些因素：有机与非有机产品间的价格差异，组织内农户间生产体系和种植、养殖品种的相似程度，往年检查中发现的不符合项，组织内部控制体系的有效性，再次加工分装分割对认证产品完整性的影响（适用时）。

　　6.3  检查报告

　　检查组应在检查工作结束10个工作日内完成检查报告。

　　6.3.1检查组长遵照认证中心提供的固定格式编写检查报告，报告应详细、充分，并保持客观性、原始性。

　　6.3.2报告必须覆盖认证依据的各个要素和认证委托人提供的全部有效信息、所有产品的生产过程，以便中心能够做出客观决定；

　　6.3.3报告允许有认证委托人对不完全符合标准或缺乏透明度的情况进行解释性说明；

　　6.3.4应通过风险评估对认证委托人的生产、加工活动与认证要求符合性的判断，对其管理体系运行有效性的评价，对检查过程中收集的信息以及对符合与不符合认证要求的说明，对其产品质量安全状况的判定等内容。

　　6.3.5检查组应对认证委托人执行标准的总体情况做出评价，但不应对认证委托人是否通过认证做出书面结论。

　　6.3.6检查报告应由组长签字确认。

　　6.4  整改验证

　　验证分为现场验证和异地验证。检查组长根据不符合项的具体情况，决定验证的方式。

　　在检查现场能关闭的不符合项，由组长验证。验证后，检查组长填写不符合项报告的整改验证内容。

　　在现场不能整改的不符合项，检查组一般采用异地验证。异地验证可要求供方提供充实的证明材料，如具体整改的纠正与预防措施、影音材料、可信任的整改工作方案等。必要时，也可由认证检查部异地验证，认证检查部派员赴供方所在地实施现场验证，做出整改验证的确认。

　　6.5  综合审查复核

　　检查组完成现场检查、检查报告、不符合项整改报告等工作后，将这些材料连同现场收集的证据、检查前办公室交付的认证委托人申请材料一并交给质量技术部，认证检查部对这些材料的完整性进行综合初步审查登记后，交付质量技术部。质量技术部对这些材料的完整性进行综合审查复核，未认证决定做准备。

　　7  认证的批准

　　7.1  认证决定

　　质量技术部将认证委托人认证有关的6.5所要求的全部材料交付认证决定人员做出认证决定。

　　7.1.1有条件颁证：认证决定人员认为认证委托人对认证要求不能完全满足时，质量技术部向认证委托人说明整改要求和整改期限。整改合格后，方可颁发证书。

　　7.1.2拒绝颁证：向认证委托人说明理由。

　　7.1.3同意颁证：在7日内，中心向认证委托人发出颁证通知。通常颁证有以下几种形式：

　　⑴ 对符合有机产品标准等认证要求的认证委托人颁发有机产品认证证书；

　　⑵ 对达到有机转换要求的认证委托人，颁发有机转换产品认证证书；

　　7.2 颁证会议工作程序

　　7.2.1 质量技术部将认证委托人认证有关的6.5所要求的全部材料在3个工作日内召集相关认证决定人员做出认证决定；

　　7.2.2 质量技术部派出一人参加颁证会议，但无表决权，负责向颁证会议成员解释、说明认证材料，并做好会议记录。

　　7.2.3颁证决议以民主表决的形式进行，赞成票超过反对票即可通过决议；

　　7.2.4质量技术部负责形成书面的颁证决议和颁证会议纪要，并由参会人员签字确认。

　　7.3认证批准的条件

　　认证委托人符合下列条件之一，予以批准认证：

　　1生产活动及管理体系符合认证标准的要求；

　　2生产活动、管理体系及其他相关信息不完全符合认证标准的要求，认证机构提出整改要求后，认证委托人已经在规定期限内完成整改或已提交整改措施并有能力在规定期限内完成整改而满足整改要求的，经检查组或中心验证通过。

　　7.4有下列情况之一，不予批准认证：

　　7.4.1提供虚假信息，不诚信的；

　　7.4.2 未建立管理体系或建立的管理体系未有效实施的；

　　7.4.3生产加工过程使用了禁用物质或者受到禁用物质污染的；

　　7.4.4产品检测发现存在禁用物质的；

　　7.4.5 申请认证的产品质量不符合国家相关法规和（或）标准强制要求的；

　　7.4.6存在认证现场检查场所外进行再次加工、分装、分割情况的；

　　7.4.7一年内出现重大产品质量安全问题或因产品质量安全问题被撤销有机产品认证证书的；

　　7.4.8未在规定的期限完成不符合项纠正或者（和）纠正措施，或者提交的纠正或者（和）纠正措施未满足认证要求的；

　　7.4.9经监（检）测产地环境受到污染的；

　　7.4.10其它不符合本规则和（或）有机标准要求，且无法纠正的。

　　7.5  颁证通知

　　认证决定应以认证中心文件的形式通知认证委托人。

　　7.6  证书颁发

　　办公室向认证委托人发放认证证书，并与其签订认证标志使用协议，说明办理销售证书的要求。有机产品认证证书有效期为1年，认证证书基本格式应符合国家认监委的规定。认证证书的编号应当从“中国食品农产品认证信息系统”中获取，中心不得自行编制认证证书编号发放认证证书。